Diarium och arkiv

Allmänna handlingar

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen i kommunen är ett diarium, men här återfinns bara en bråkdel av alla allmänna handlingar som finns hos kommunen. Många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem.

Om du är intresserad av att veta vilka olika typer av allmänna handlingar som finns inom en viss kommunal verksamhet, kan du begära att få se dokumenthanteringsplaner och arkivförteckningar.

Vad är en allmän handling?

En handling kan vara ett pappersdokument, till exempel ett brev. Men det kan också vara en så kallad upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan var ett e-postmeddelande eller en ljud- eller videoinspelning.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos kommunen. Detta innebär att den ska finnas i kommunens lokaler eller att kommunen ska ha tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. Handlingen ska var inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten. En allmän handling är vanligtvis offentlig, det vill säga vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Vad finns i ett diarium?

I diariet finner du det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter som till exempel inkommen och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen.

Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt sekretesslagen. Det finns också regler i dataskyddsförordningen som gör att vissa uppgifter om enskilda personer inte kan publiceras i kommunens diarier på internet.

Varje nämnd i kommunen har ett diarium som sköts av registrator.